A comunicação por fax continua a ser uma realidade em muitas organizações. Devido ao spam e aos vírus, o email continua a não ser uma forma eficaz de comunicação empresarial.
A implementação de um servidor de fax pode trazer grandes reduções de custos para qualquer organização. Salientamos 5 razões para o implementar:
Desmaterialização do papel - sustentabilidade
Um servidor de fax permite que todo o tráfego de saída e entrada de faxes seja electrónico utilizando, por exemplo, as caixas de correio electrónico (ou a gestão documental).
Poupança: • Papel A4; 16 euros cada 5 resmas • Tempo de recursos Humanos; todos os colaboradores que gastam tempo, desde a requisição interna , até ao processo de aquisição
Beneficio; estar em conformidade com programas de sustentabilidade (redução de utilização de papel e consequente beneficio para combate ao abate de árvores)
Eliminação de máquinas de fax
A passagem de todo o tráfego de fax para um servidor de fax, torna obsoleta a utilização máquinas de fax.
Poupança: • Toners e outros consumíveis utilizados pelas máquinas de fax • Manutenção deste tipo de equipamentos • Tempo de recursos Humanos; todos os colaboradores que gastam tempo na aquisição de consumíveis e na manutenção destes equipamentos
Beneficio; estar em conformidade com programas de sustentabilidade (redução de utilização de papel, toners e outros consumíveis)
Poupança de tempo de colaboradores no processo de envio e recepção de faxes
Como já não existe mais a necessidade de imprimir o fax e depois de deslocar-se à máquina de fax para o enviar (ou deslocar-se para receber o fax), pois este é processado no computador, existe uma grande poupança em horas dos colaboradores.
Poupança: • Tempo médio de envio de um fax manual (com deslocações à impressora e máquina de fax); 10 minutos • Custo médio de colaborador; 10 euros • Numero de faxes enviados por dia; 5 • Redução de custos por ano/colaborador poupando 90% do tempo gasto a enviar 5 faxes: 2000 euros
Beneficio; utilização mais eficiente e produtiva dos seus colaboradores
Confidencialidade, controle, registo e conformidade com as normas SOX
Apenas utilizadores registados podem enviar faxes do seu computador. Através de tecnologias como os DDIs, um fax recebido por ir directamente para a caixa de correio de um director garantindo a confidencialidade. Todos os faxes recebidos e enviados ficam registados no sistema garantindo as conformidades SOX.
Poupança: • Tempo e recursos gastos no controle e arquivo de todos os faxes recebidos e enviados
Beneficio; estar em conformidade com as normas SOX
Utilização da tecnologia FoIP (Fax over IP) e virtualização
A utilização da tecnologia FoIP permite rentabilizar a infraestrututa IP da organização, bem como desmaterializar as placas de fax, permitindo a virtualização do servidor de fax.
Poupança: • Nos custos das comunicações
Beneficio; integração e rentabilização da infra-estrutura IP
E ainda...
Integração com aplicações e sistemas. O servidor de fax pode ser integrado com aplicações como ERP, Contact Centers, Gestão Documental, CRM, email e outras, permitindo o aumento do âmbito da sua utlização.
